Tájékoztató helyszíni ellenőrzésekről

Tájékoztató

 a „Vállalkozó Start” program keretében lefolytatott helyszíni ellenőrzésekről

 

A helyszíni ellenőrzés célja a „Vállalkozó Start” program keretében támogatásban részesített pályázatok megvalósításának és a megítélt támogatás jogszerű és szabályos felhasználásának ellenőrzése, valamint a szabálytalanságok kiszűrése.

A helyszíni ellenőrzésre a Támogatói Okirat 6. pontja alapján kerül sor. Az ellenőrzést az OFA Nonprofit Kft. hajtja végre, amelynek során az ellenőrök a vonatkozó jogszabályok – különös tekintettel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvényben, valamint az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII.31.) Korm. rendeletben, és az Okiratban foglaltak szerint járnak el.

Az ellenőrzések lefolytatására a Támogatói Okirat kiállítását követően a nyújtott támogatás igénybevétele alatt, a támogatási időszak befejezésekor, illetve lezárásakor, valamint a lezárást követően, a fenntartási időszakban is sor kerülhet.

A Támogatott vállalkozó (továbbiakban: Kedvezményezett) köteles minden, az ellenőrzéshez szükséges felvilágosítást és egyéb segítséget megadni.

A helyszíni ellenőrzés folyamán az ellenőrzést lefolytató személy(ek) az ellenőrzési szempontok figyelembevételével, a pályázati projekt megvalósulását igazoló helyszínen található dokumentációkat, illetve a konkrét megvalósulást vizsgálja meg.

Az ellenőrzési szempontok:

• A vállalkozás működik, nem szünetel, nem áll megszüntetés alatt, nincs felszámolás, csődeljárás, végelszámolás alatt;
• A pályázati felhívásban és a támogatói okiratban foglalt kötelezettségek teljesítésének vizsgálata;
• A vállalkozó az üzleti tervében rögzítettek szerint működteti vállalkozását. A vállalkozás működése és az elszámolni kívánt költségek összhangja az üzleti tervvel, esetleges eltérések bejelentésének igazolása;
• Az esetleges költség-átcsoportosítás indokoltságágának vizsgálata, mely kiterjed a változásbejelentés dokumentációjára;
• Az elszámolni kívánt költségek a projektidőszakon belül keletkeztek (kivéve az előkészítési, jogi, ügyvédi költségeket);
• A Forrástár felületén vagy e-mailben elektronikus formában benyújtott dokumentumok eredeti példányainak megtekintése. Elektronikus formában hiteles dokumentumok felmutatását elektronikus formában (laptopon, asztali számítógépen) várjuk el (pl. elektronikus számla elektronikus formában hiteles, azt így kell felmutatni, a hozzá tartozó záradékolásra szóló nyilatkozatot szintén). Papír alapon kiállított dokumentumok ellenőrzése eredeti, papír alapon történik;
• Személyi jellegű kifizetések igazolása, alátámasztó dokumentációja, amennyiben munkavállaló bére kerül elszámolásra: munkaszerződés, bejelentés igazolása, bérpapírok, járulékok kifizetésének igazolása,
• A vállalkozás fenntarthatóságának, a beszámolók és a mentoreseményre történő jelentkezések során megadott bevételi adatok ellenőrzése, KATA adózás esetében bevételi nyilvántartás, a bevételi nyilvántartás alapját képező számlák megtekintése;
• Számlák tartalmi követelményeinek megléte, eredeti költségszámlák záradékolása;
• Igénybe vett szolgáltatások esetén teljesítésigazolások, értékhatár felett szerződések megléte;
• Értékhatár felett árajánlatok, árajánlat összehasonlító ellenőrzése;
• Képzési költség elszámolása esetén, (felnőtt)képzési szerződés, jelenléti ív, képzési tanúsítvány megtekintése.
• Nyilvánosság biztosításának ellenőrzése a „Vállalkozó Start” program honlapján közzétett „Nyilvánosság kezelése” című tájékoztató szerint.

 

A helyszíni ellenőrzés lefolytatása:

·        Az OFA Nonprofit Kft. helyszíni ellenőrzést folytató munkatársa vagy munkatársai (továbbiakban: ellenőr) az ellenőrzés tervezett dátumát megelőzően felveszi a kapcsolatot a pályázat kedvezményezettjével e-mailben vagy telefonon az időpont- és helyszín egyeztetése érdekében.

·        Ezt követően e-mailben hivatalos értesítőt kap a Kedvezményezett, mely tartalmazza a helyszíni ellenőrzés helyét, idejét, az előkészítendő dokumentumok körét.

·        A helyszíni ellenőrzés napján az ellenőr megjelenik a helyszínen, átadja a hivatalos megbízólevelét a vállalkozás képviselőjének, aki személyes iratai felmutatásával igazolja magát, majd megkezdik az ellenőrzést.

·        Amennyiben hiányosságot találnak, hiánypótlási felhívásra kerül sor, melyet a vállalkozónak a megadott határidőre teljesítenie szükséges.

·        Az ellenőrzés végén minden esetben jegyzőkönyv készül, melyben rögzítésre kerül az ellenőr megállapítása, illetve az esetleges hiánypótlással kapcsolatos teendő és határidő. A helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv kinyomtatásához nyomtatási lehetőség biztosítását kérjük.

·        Az ellenőrzés időtartama az előzetesen jelzett eredeti, megfelelően záradékolt dokumentumok rendelkezésre állása esetén 2-4 óra az ellenőrzés alá vont számviteli dokumentumok mennyiségétől függően.

 

Fontos információk:

-        Mivel a kapcsolatfelvétel telefonon vagy e-mailben történik, a helyszíni ellenőrzés pedig elsősorban a pályázatban megadott helyszínen, kérjük gondoskodjanak arról, hogy mind a Forrástárban, mind a vallalkozostart.hu oldalon a felhasználói Fiókjában megadott elérhetőségi és címadatok helyesek és aktuálisak legyenek!

-        A helyszíni ellenőrzés során hivatalos iratot az ellenőr nem visz magával, azonban arról másolatot kérhet, vagy készíthet.

-        A helyszíni ellenőrzés során az ellenőr a személyiségi jogok és a Támogató adatkezelési tájékoztatójában rögzített szabályozás figyelembevételével fényképfelvételt készíthet (pl. a támogatásból beszerzett eszközök rendelkezésre állásáról), illetve kérheti a Forrástárba történő belépést a Kedvezményezett részéről.

-        Projektadminisztrátor/pályázatíró közreműködése esetén a helyszíni ellenőrzésen történő közreműködésre a projektadminisztrátor/pályázatíró számára a Kedvezményezett meghatalmazást írásban adhat, azonban mindennemű felelősség a kedvezményezett vállalkozót terheli, a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvét a támogatott vállalkozó köteles aláírni.

-        A helyszíni ellenőr hivatalos személynek minősül, titoktartási kötelezettsége áll fenn, mely kiterjed az ellenőrzés során esetlegesen tudomására jutott magánjellegű, illetve nem publikus információtartalomra.

-        Ha a Kedvezményezett az ellenőrző szerv munkáját ellehetetleníti, a Támogató a költségvetési támogatást visszavonja, a már kifizetett támogatást és annak kamatait visszaköveteli.